A partir de 2026, a emissão de nota fiscal de serviço muda de forma definitiva para quem é optante pelo Simples Nacional. A Resolução CGSN nº 189, de 23 de abril de 2026, torna obrigatório o uso do Emissor Nacional da NFS-e, substituindo os sistemas municipais que cada prefeitura mantinha até então.
| Autônomos e profissionais liberais isentos de ISS: obrigatório a partir de 1º de agosto de 2026. Empresas do Simples Nacional (ME e EPP): obrigatório a partir de 1º de setembro de 2026. Depois dessas datas, os portais municipais não emitem mais notas novas, apenas consultas e emissões retroativas. |
O que determina a Resolução CGSN nº 189/2026
A resolução altera o artigo 59 da Resolução CGSN nº 140/2018, principal norma que regulamenta o Simples Nacional.
A partir das datas previstas, toda microempresa (ME) ou empresa de pequeno porte (EPP) optante pelo regime que preste serviços sujeitos à nota fiscal de serviço deverá emitir o documento exclusivamente pelo Emissor Nacional da NFS-e, seja pelo emissor web, seja por integração via API com o sistema de gestão da empresa.
Os portais municipais deixam de ser canal de emissão para essas empresas. Eles continuam disponíveis apenas para:
- Consulta de notas já emitidas
- Emissão retroativa de documentos referentes a períodos anteriores à obrigatoriedade
O comunicado oficial pode ser conferido nos canais da Receita Federal e do Ministério da Fazenda, que confirmam que o documento emitido pelo padrão nacional terá validade em todo o território brasileiro e será suficiente para a constituição do crédito tributário.
Os prazos que valem a partir de agora
A resolução altera o artigo 59 da Resolução CGSN nº 140/2018, principal norma que regulamenta o Simples Nacional. A partir das datas previstas, toda microempresa (ME) ou empresa de pequeno porte (EPP) optante pelo regime que preste serviços sujeitos à Nota Fiscal de Serviços deverá emitir o documento exclusivamente pelo Emissor Nacional da NFS-e, seja pelo emissor web, seja por integração via API com o sistema de gestão da empresa.
Os portais municipais deixam de ser canal de emissão para essas empresas. Eles permanecem disponíveis apenas para consulta de notas antigas e para emissão retroativa de documentos referentes a períodos anteriores à obrigatoriedade.
O comunicado oficial pode ser conferido diretamente nos canais da Receita Federal e do Ministério da Fazenda, que confirmam que o documento emitido pelo padrão nacional terá validade em todo o território brasileiro e será suficiente para a constituição do crédito tributário.
O que muda na prática, além do portal
A troca de sistema é a parte mais visível da mudança, mas não é a única. Hoje, cada prefeitura define suas próprias regras de credenciamento, leiaute, preenchimento e cancelamento de notas. Com o padrão nacional, esse processo passa a ser único para todo o país.
Pontos que costumam ficar fora do radar de quem só olha para o calendário:
- Compatibilidade do sistema: o ERP ou sistema de faturamento precisa estar integrado ao Emissor Nacional, via API ou pelo emissor web.
- Cadastros: consistência dos serviços, códigos utilizados e permissões de acesso de cada usuário.
- Responsáveis: revisão de quem emite, confere e cancela notas.
- Integração fiscal: alinhamento entre emissão, apuração tributária e obrigações acessórias já existentes.
Nenhum desses pontos aparece com destaque no anúncio da mudança, e é exatamente aí que a maioria das empresas perde tempo quando o prazo já está próximo.
Por que isso é mais do que uma troca de portal
A padronização da NFS-e não é um episódio isolado. Ela integra um movimento mais amplo de reformulação do ambiente fiscal brasileiro, que já estava em curso desde a instituição da NFS-e nacional para o MEI, em 2023, e que agora avança para todo o universo do Simples Nacional.
O momento também não é coincidência: a estrutura de dados fiscais padronizada é parte da preparação para a chegada do IBS e da CBS, os novos tributos da Reforma Tributária do consumo, cuja implementação já segue um cronograma de transição de vários anos.
Na prática, a nota fiscal de serviços deixa de ser apenas um documento de saída da operação e passa a ser uma peça de um ambiente fiscal cada vez mais integrado entre Receita Federal, estados e municípios. Empresas que tratarem a adaptação apenas como uma atualização de sistema tendem a repetir o mesmo esforço quando as próximas etapas da reforma entrarem em vigor, já com os campos de IBS e CBS incorporados ao documento fiscal.
Importante: a mudança altera o padrão técnico do documento e o ambiente de transmissão dos dados, não a forma de cálculo dos tributos. As alíquotas do Simples Nacional continuam definidas pelas tabelas anexas à Lei Complementar nº 123/2006.
Checklist de preparação para os prazos de 2026
Antes de agosto e setembro, vale revisar, na empresa ou com o time responsável pelo faturamento:
- Se o sistema de gestão ou ERP utilizado já está homologado para operar com o Emissor Nacional da NFS-e
- Se os cadastros de serviços, códigos e usuários estão atualizados e corretos
- Se a equipe responsável por faturamento e emissão fiscal já testou a rotina no novo ambiente antes do prazo
- Se há alinhamento entre a área fiscal, a contabilidade e a tecnologia da empresa sobre o novo fluxo de emissão
- Se a transição já foi comunicada a clientes e fornecedores que dependem da emissão regular de notas fiscais
Perguntas frequentes sobre a NFS-e nacional no Simples Nacional
A obrigatoriedade também vale para o MEI?
O MEI já opera pelo Emissor Nacional desde 2023, por força de resolução anterior. A novidade de 2026 é a extensão da obrigatoriedade para ME e EPP optantes pelo Simples Nacional.
A forma de calcular os tributos muda com a nova NFS-e?
Não. A resolução altera o padrão técnico do documento e o ambiente de emissão. O cálculo dos tributos do Simples Nacional continua seguindo as tabelas da Lei Complementar nº 123/2006.
As notas emitidas antes do prazo perdem validade?
Não. Notas emitidas antes da obrigatoriedade permanecem válidas e podem ser consultadas normalmente nos portais municipais.
Quem já usa certificado digital integrado ao sistema de gestão precisa fazer algo diferente?
Em geral, o processo de autenticação continua o mesmo. O ponto de atenção está na integração do sistema com o Emissor Nacional, não no certificado em si.
O ponto que mais importa
O risco real não está na existência de um novo emissor. Está em descobrir, na primeira semana de setembro, que o sistema não integra, que os cadastros estão desatualizados ou que a equipe não foi treinada a tempo. A obrigatoriedade da NFS-e nacional para o Simples Nacional é uma mudança de processo, não apenas de tecnologia, e por isso a preparação deve envolver mais do que a área fiscal isoladamente.
Para empresas de serviços que querem atravessar essa transição sem sobressaltos, o momento é de revisar rotina, sistemas e responsabilidades antes que o prazo chegue. Mais orientações estão disponíveis no portal oficial da NFS-e. A Planned acompanha esse tipo de mudança de perto e apoia empresas na adequação de processos fiscais e operacionais ao novo padrão nacional da NFS-e.
